セミナー担当者が実践すべき 企画・集客・フォローの5ケ条

(1)セミナーは企画が9割

ターゲットを明確にする

ターゲットを明確にすることは、１丁目１番地といっていいほど重要です。業界、担当者の職種、役職者向けか一般向けか、検討フェーズは深い人向けか浅い人向けか、などターゲットによりセミナー内容が変わってくるので、まずは明確にしましょう。

見込み顧客の課題解決に繋がるテーマを企画する

もちろん自社の商品を購入してもらうことがゴールになりますが、セミナー参加者は、必ずしも、自社の商品についての話を聞きたい訳ではなく、自分たちの課題解決に繋がる内容を期待してセミナーに参加しています。参加者の検討フェーズに合わせて、検討フェーズが浅い人向けには業界のトレンドや課題の明確化と解決策の提示、検討が進んでいる人向けには具体的な解決策（サービス紹介含む）を提示するような内容にしましょう。

伝わりやすい具体的なタイトルをつける

ターゲットとセミナー内容が決まったら、タイトルを決めていきます。ターゲットに伝わりやすい言葉で、曖昧な表現は避けて具体的なタイトルをつけましょう。

(2)開催日時の決定、当日オペレーションを組み立てる

セミナーの企画が決まったら、開催日時、当日のオペレーションを決めていきます。

ターゲットが参加しやすい日時を設定する

セミナーをいつ行うかも重要です。ターゲットが空いている時間帯を選んで開催するようにしましょう。

下記は、弊社ソニックムーブで以前開催したセミナーで取得した「セミナー時間帯が参加しやすいか」のアンケート結果ですが、この際は夜（18~21時）が最も参加しやすい時間帯であるという結果になりました。

ターゲットが土日が休みであれば土日に開催した方が良いでしょうし、日中に忙しい職種の場合は夜に開催するなどして参加者が集まりやすい環境を整えましょう。

セミナールームや、オンライン配信用のシステムを用意する

コロナウイルス感染拡大以降は、対面でのセミナーが少なくなりましたが、オフラインでセミナーを開催する場合は、募集人数に応じて、密にならないような広さの部屋を確保しましょう。

オンライン配信を行う場合も配信用の部屋が必要になりますし、PCなどの配信端末、カメラ・マイク、Zoomなどの配信システムなどを用意して、事前に本番と同じ環境でテストなどを行うようにしましょう。

自宅やオフィスの外が工事中で騒音がする、部屋が狭くて声がこもるなどのトラブルが発生するケースもありますので、事前テストは徹底しましょう。

(3)募集ページ（LP）が応募率を決める

セミナー内容が決まったら、申込みを受け付ける募集ページを作成しましょう。

ファーストビューでセミナー内容を伝える

募集ページは、セミナー応募を受け付けるために重要な窓口です。おしゃれなビジュアルであることよりも、誰向けのセミナーなのか、どんなことを学べるのかが、一目で伝わるように作成しましょう。応募ページの分かりやすさで、応募率は2~3倍の開きができるケースもあります。

ファーストビューに表示される画像には、

• セミナータイトル
• セミナー開催日時
• セミナー登壇者

などを入れておくと良いでしょう。

登壇者の顔を入れる

募集ページには、登壇者の顔写真、経歴などのプロフィール情報を入れるようにしましょう。登壇者の「顔」が見えないと、応募ページからの離脱率が高まる傾向にあります。

登壇者の顔を入れる

募集ページには、登壇者の顔写真、経歴などのプロフィール情報を入れるようにしましょう。登壇者の「顔」が見えないと、応募ページからの離脱率が高まる傾向にあります。

(4)集客は露出量がポイント

規模の大きなセミナーだと集客が大変です。すでにハウスリストがある場合は、メルマガを配信して集客を行いつつ、あらゆる方法を使って露出を増やしましょう。

開催2~4週間前から集客を始める

セミナーの募集人数によって変動しますが、50名程度のセミナーであれば2週間前から、100~500名程度のセミナーやイベントであれば4週間前から集客を開始しましょう。集客が直前になってしまうと見込み客の予定がすでに埋まっており、また、あまり早く集客してしまうと当日の出席率が低くなってしまうため、集客人数に応じて、2~4週間前を目安に集客を開始するといいでしょう。

タッチポイントを増やす

セミナーを告知を行う際は、どれだけ多くの見込み客、潜在客にPRできるかが重要です。BtoC向けの主な集客経路は下記などでしょう。

• 会社HPやサービスサイトでの告知（お知らせやセミナーページへの掲載）
• オウンドメディアでの告知（開催告知記事やポップアップ）
• メルマガの配信
• LINEの配信
• SNSへの投稿
• LINE、Twitter、Facebook広告
• 新規テレアポやインサイドセールスが対応する際にセミナーを案内する

(5)参加率、商談化を高めるためにフォローを行う

セミナーに実際に参加するまでの、参加者側のプロセスは、「告知」→「応募ページアクセス→「応募」→「参加」→「商談」という順序であり、それぞれの過程でいかに離脱を防ぐかが重要です。

セミナー開催前のフォロー

セミナー開催数日前に、メールやLINEなどでリマインド配信を行ったり、電話で参加確認をするようにしましょう。電話確認を行うことでセミナー参加率は大きく改善されます。

セミナー当日のフォロー

セミナー会場でも、参加者の方に挨拶をするようにしましょう。すべての参加者をフォローするのは難しいので、事前情報で可能な範囲で対応の優先順位を決めておきましょう。また、セミナー後に話をする約束を取り付けるなども良いでしょう。

セミナー開催後フォロー

セミナー終了後には、簡単な挨拶と、現状の課題や希望などをヒアリングするようにしましょう。後日フォローすることももちろん重要ですが、セミナーを聞いて興味が高まったタイミングがヒアリングを行うタイミングとして良いでしょうか。

翌日以降にフォローを行う際も、期間を開けずに出来るだけ早めにアプローチするようにしましょう。期間を開けると関心度が下がり、商談化率が下がってしまいます。アンケート結果や当日フォローの内容に応じて、優先順位をつけて迅速に対応しましょう。

イベント応募者は、イベント毎に自動的にリスト化されるため、各リスト毎にLINEからメッセージを配信することができます。また、LINEで参加後アンケートを行い、その結果をもとにセグメント配信を行うこともできるため、顧客の課題や希望に応じたセグメント配信を行うことも可能です。

まとめ：参加者を増やし、フォローを徹底すれば、受注数は改善できる

マーケティングの基本中の基本ですが、セミナー開催により母集団を形成し、その母集団との適切な頻度で接触回数を保つことができれば、商談数はもちろんのこと、受注数が伸びていきます。

さらに「イベントできる君」を活用すれば、セミナーの予約管理〜フォローまでのプロセスを自動化できるようになるため、セミナーの回数を増やしたり、企画を詰めるのに時間を割けるようになるでしょう。ぜひ活用してみてください！

イベントできる君のサービスについて

イベントできる君は、2020年10月現在、初期費用無料、月額2980円からご利用可能です。詳細は下記のサービスサイトをご参照ください。

イベントできる君 サービスサイト

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