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【配信初心者向け】WEBイベントを開催するために最低限必要なモノ・コトまとめ

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新型コロナウイルスの影響でオフラインのイベントが開催不可または開催延期になったことを受けて、さまざまな企業や団体がWEBイベントやWEBセミナーの開催に乗り出しています。

とはいえ、全ての企業や団体がスムーズにWEBイベントやWEBセミナーの開催を実施できているわけではありません。

多くのオンラインイベント主催者側は「開催に必要な準備とはどのようなものなのか」あるいは「イベント開催までの手順はどのように行うのがベストなのか」といった悩みを持っていることでしょう。

そこで今回はより良いWEBイベント(オンラインイベント)の開催に向けた準備・取り組みをまとめてみました。

これから初めてWEBイベントに取り組む人はもちろんのこと、既にWEBイベントの開催を行った人も取り入れられることはないか参考にしてみてください。

WEBイベントとは

WEBイベントとはWEB上で行われるオンラインイベントのことです。

トークイベントはもちろんのこと、WEBセミナー(ウェビナー)もWEBイベントの1つに含まれます。

新型コロナウイルスの影響を受けて多くの企業がオフラインイベントの開催が難しくなる中、顧客と新たな接点を作るためにWEBイベントは注目を集めています。

集客を行う上でも、またリピーター獲得に向けた販促活動の一環としてもWEBイベントの果たす役割は大きくなっているのです。

WEBイベントを行うメリット・デメリット

オフラインで行うイベントと比べて、WEBイベントにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

まずはWEBイベントを開催するメリットを見ていきましょう。

WEBイベントを行うメリット
WEBイベントを開催する主催者側のメリットは「イベントの開催が参加人数に影響されない」ことにあります。

オフラインイベントの開催では準備段階から既に「場所代」や「人件費」などの出費がかさみます。

そのため、ある程度の来場者が見込めない場合は「イベントの中止」あるいは「赤字を想定した上でのイベント開催」を余儀なくされるのです。

もちろん多くのイベントは利益を上げるためだけに開催されるものではないためこの限りではありません。

別のメリットとしては、WEB上でイベントを開催するため「コンテンツの流用」が可能となる点が挙げられます。

毎回のイベントで同じコンテンツを流用することはできませんが、比較的修正が容易でリアルタイムに編集が可能である点もオンラインでイベントを実施するメリットといえるでしょう。

WEBイベントを行うデメリット
WEBイベントの開催は常に「ネットワーク状況」に左右されます。

そのため、重要な内容を話している間にネットワークの接続障害が起きてしまうと視聴者は内容を聞き漏らしてしまう可能性があります。

インターネットの接続状況によってはイベント自体が開催できなくなってしまうこともあるのです。

そのような事態になってしまうことを避けるためにも、WEBイベント主催者側はインターネット接続のための手段を複数準備しておく必要があるでしょう。

また、WEBイベント開催中に起こりやすい問題として「参加者の反応が弱い」ことが挙げられます。

質問を投げかけても反応がないことや、ワークの時間を設けても好ましい結果が得られないことが多々起こります。

目の前に話者が見えるとはいえ、オンラインならではの緊張感の緩みをどのように引き締めるかが課題となってくるようです。

WEBイベント開催に必要なもの

WEBイベントを行うメリットとデメリットを確認したところで、WEBイベントの開催に必要なものが何かを見ていきましょう。

WEBイベントを開催するために必要な配信サービスを選定するのはもちろんのこと、WEBイベント開催の状況に応じた周辺機器の追加についても紹介していきます。

イベントテーマ・話者
どのようなWEBイベントを開催するのかを「テーマ」と「話者」の観点から決定していきます。

自社開催のWEBセミナーを行う場合はPCを使った配信で十分な場合もありますが、ある分野の専門家やゲストを招いたトークイベントを開催する場合などには配信形態を工夫する必要があります。

WEBイベントで使用する資料
WEBイベントの資料をあらかじめ用意しておく必要があります。

ZOOMといった配信ツールを利用すれば「画面共有」で準備した資料を公開しながらイベントを進行させることが可能なため、参加者の理解度を高めることができます。

また、主催者側の確認資料としての役割も果たすため、トークイベントのような資料共有をしない場合でも準備しておくことが重要です。

LIVE配信用のデジタルデバイス
WEBイベントを開催するには「動画配信サービス」が利用できるデジタルデバイスを準備する必要があります。

WEBイベントの規模や趣旨(トークイベントなど)に応じてビデオカメラを三脚で固定して撮影するなどの工夫も必要となってきます。

LIVE配信サービスのアカウント
WEBイベントを行うためにはLIVE配信サービスを利用する必要がありますが、利用開始前にアカウントの作成を済ませておく必要があります。

普段使いしているLIVE配信ツールであれば問題ありませんが、初めて利用する場合は思わぬトラブルに巻き込まれる可能性があるので注意が必要です。

例えば、ZOOMでLIVE配信を行う場合、「ミーティングルームID」と「パスワード」を参加者に伝える必要があります。

事前にミーティングルームを設置してリンクを共有する方法もあるため、WEBイベント開催前にアカウント作成や配信手順を確認しておきましょう。

ランディングページ・申し込みフォーム
WEBイベントの開催にあたり、より多くのイベント参加者を募るため「ランディングページ」と「申し込みフォーム」を用意するのがおすすめです。

開催するWEBイベントにもよりますが、ランディングページの代わりとなるコンテンツを用意しましょう。

WEBイベント開催の手順

ここからはWEBイベントの開催に向けた手順を解説していきます。

手順は開催するWEBイベントの内容や規模、利用するLIVE配信ツールによって変わるため、ここではどのWEBイベントにも共通する流れを紹介していきます。

テーマ・話者の決定
まずはWEBイベントで話す内容と話者を決める必要があります。

自社内で既に話すコンテンツが決まっている場合は話者の選定を行い、反対に話者が決まっている場合はテーマの決定へと移っていきます。

LIVE配信ツールの選定
テーマと話者が決定すると、そのWEBイベントが「トークイベント形式の配信」がいいのか「セミナー形式の配信」がいいのかが分かるようになります。

WEBイベントの規模や開催の目的にもよりますが、InstagramのLIVE配信機能を使ったコラボ配信や、参加者同士が見えるZOOMを使ったLIVE配信など、適切な配信ツールを選定しましょう。

ランディングページの作成と公開
次にWEBイベントを参加見込みのあるユーザーに認知させる必要があります。

ランディングページは必ずしも手の込んだものである必要はありません。

重要なことは「参加してほしいターゲット」により伝わるコンテンツ・認知方法であることです。

ランディングページを作ることが目的にならないためにも、参加見込みのユーザーにどのようにアプローチするかを戦略的に考えることがポイントとなります。

セミナーで使用する資料の作成
「テーマ・話者の決定」の時点で話す内容はある程度決まっている場合が多いことでしょう。

しかし、ランディングページ公開後の参加者リストを見てみると、予定していたコンテンツでは不適切・不十分である可能性が出てきます。

内容が大きくずれてしまう可能性は低いかもしれませんが、参加者に届けるコンテンツを整理し、改めて資料を作成することが参加者の満足度を高める1つの要素となります。

LIVE配信ツールの再検討
WEBイベントの参加者を把握して資料を作成した後、LIVE配信ツールが現状のままで良いのかを再検討しましょう。

なぜなら、作成した資料によっては資料共有をする必要が出てくるからです。

画面共有に最適なLIVE配信ツールにはZOOMがあります。ZOOMではLIVE配信のホストが参加者に向けて簡単に画面共有できるボタンが配信画面下部に表示されます。

そのボタンをクリックするだけで、あらかじめ用意した資料をPC画面にて共有することが可能です。

WEBイベント本番の進行と終了後のフォロー
WEBイベント本番では、参加者からの質問を受ける前にコンテンツを伝えてしまうのが理想とされています。

その理由は、オンラインイベントはLIVE配信ツールによっては制限時間があり、時間配分を間違えると本来伝えるはずの情報が流れてしまう可能性があるためです。

参加者からの質問やリアクションに対応し過ぎないように注意する「サポート役」を付けて進行すると良いでしょう。

また、WEBイベント終了後は「時間内に答えられなかったもの」や「WEBイベントのレポート」などをまとめて参加者向けに発信するのがおすすめです。

そうすることで参加者とのコミュニケーションを持続させることができたり、参加者がWEBイベントの内容を深めたりすることができます。

WEBイベントには「イベントできる君」がおすすめ

導入コストと手間がかからないWEBイベントですが、初めて開催する人にとってはスムーズに準備を進めていくこと自体大変なことといえます。

初めてのWEBイベント開催に不安を感じている人は「イベントできる君」といったオンラインイベント特化型のツールを利用することで、WEBイベントの告知・決済・リマインド・LIVE配信をスムーズに進めることが可能です。

WEBイベントの告知を行う媒体と参加者・入金状況のチェックを行う媒体は別々のものとなりやすいため、1つの場所で管理可能な「イベントできる君」の利用価値は高いといえます。

無料トライアルで始めることができ、申し込みから最短1週間でアカウント開設まで手続きを進めることが可能です。

よりスムーズなWEBイベント開催に向けて手助けとなるツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

(画像はPixabayより)

▼外部リンク

イベントできる君
https://event.comsbi.com/

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