【大事なことは3つ】イベント・セミナーのキャンセル率を下げるには？

キャンセルによる収益の減少だけは避けたいところ

イベントやセミナーを開催する場合、主催者として悩みの種となるのがキャンセルの連絡を受けることです。予想していた収益に届かなくなるのはまさに痛手といえるでしょう。

そのような事態を防ぐための根本的な対策は、参加者がイベントやセミナーを忘れてしまうことを防ぐ点に尽きます。キャンセルした場合のデメリットを提示しつつ、参加者が参加したいイベントやセミナーを企画することが大切です。

イベントやセミナーをキャンセルされるデメリットは？

イベントやセミナーをキャンセルされるデメリットは、コストや手間ひまをかけたわりに収益がさほど得られないことです。

例えば、セミナーの募集定員を100人として、応募者が100人だったとしましょう。しかし、実際にセミナーに参加した人は50人だったとします。

主催者としては、100人が参加すると見込んで100人収容できるセミナールームを借りていたにもかかわらず、実際の参加人数が50人しかいなければ、50人収容できるセミナールームで十分だったことになります。

つまり、セミナーの売上のわりにセミナールームの出費がかさむことになり、セミナーの利益が縮小することになるのです。

また、セミナーを開催するためには、セミナールームの手配やセミナー会場の準備なども必要となり、参加人数が多くなるほど準備することが増えます。しかし、参加率が低くなってしまうほど、手間ひまかけて行った前準備が水の泡にもなりかねません。

このことから、イベントやセミナーのキャンセルが発生することによって、さまざまな無駄が発生することになり、収益が減少する原因となってしまうのです。

キャンセルを防ぐ対策は？

イベントやセミナーのキャンセルを防ぐための対策は、大きく分けると以下の3つとなります。

・忘れられることを防ぐ
・キャンセルによるデメリットを示す
・参加することで得られるメリットを示す

根本的な対策は「忘れられることを防ぐ」ことですが、それを実現するためには、「キャンセルによるデメリットを示す」ことと「参加することによるメリットを示す」ことが効果的です。

イベントやセミナーをキャンセルすることで参加者がデメリットとなる例としては、事前に参加料金を払ってもらうことがあげられます。

参加者としては、参加料金を事前に払ったことによって「参加しないともったいない」という気持ちになりやすいことから、参加率が高くなる傾向がみられます。

また、前払いを済ませても、参加者の中には諸事情によってやむを得ず参加できなくなる場合もあるでしょう。

そのため、原則としてキャンセルする場合は返金には応じるようにしますが、直前のキャンセル、または当日の無断欠席に関しては返金に応じないようにすることも、参加者にとってデメリットを感じさせるための方法となります。

参加するメリットとしては、イベントやセミナーの内容を充実させて、参加者が「ぜひ参加したい」と感じられるものにすることが基本です。

例えば、セミナーの場合は、「今話題になっている商品やサービスに関する内容を理解できる」ということや、「仕事を行ううえでのヒントやアイデアが得られる」ことなど、参加者にとってのメリットを前面に出すことが有効となります。

そのほかにも、セミナーに有名な講師を招くことによっても、参加者としてはメリットが得られます。

主催者自身が「自分がイベントやセミナーに参加する場合、どのような内容であれば参加したいと思うか」というように、参加者の立場でイベントやセミナーの計画を立てることを心がけましょう。

リマインドメールやプッシュ通知で参加者に再度告知を

イベントやセミナーのキャンセルを防ぐためには、「リマインドメール」や「プッシュ通知」を送ることも効果的となります。

リマインドメールとは、一度メールで連絡済みではあるものの、同じ内容についてもう一度連絡するメールのことです。

参加者がイベントやセミナーを申し込んだ後、あまりの忙しさなどが原因で、イベントやセミナーのことを忘れてしまう場合があります。

その点、参加者のもとにリマインドメールが届くことによって、セミナーの内容を再確認することができるため、参加率のアップにつなげられます。

プッシュ通知とは、スマートフォンの画面に各種のメッセージが表示される仕組みのことです。プッシュ通知の場合、通知をタップすることで直接アプリを開くことができるため、手軽に通知を見ることができます。

イベントやセミナーの参加者に対して再度連絡を行う場合、主流となっている方法はリマインドメールですが、メールの場合は通知だけを見て開封しないケースが見受けられます。

その点、プッシュ通知の場合は、リマインドメールと比べると通知の内容をチェックしやすいことから、開封率が高くなる点がメリットといえます。

プッシュ通知が利用できるアプリとしては「LINE」があります。イベントやセミナーの告知を行う場合はLINEを活用することによって参加者にアプローチしやすくなります。

参加したいと感じるランディングページを作成する

そのほか、イベントやセミナーのキャンセル率を下げる方法として、ランディングページの作成を工夫し、参加者が参加したいと感じるようにすることがあります。

ランディングページとは、直訳すると「着地したページ」を意味することから、広い意味ではユーザーが検索した後に最初に訪れたページを指しますが、一般的には商品やサービスの購入につなげるためのページを指します。

例えば、WEBサイトからイベントやセミナーの集客を図る場合、イベントやセミナーの申し込みページがランディングページとなります。

WEBサイトから申し込みの数を増やすためには、ランディングページの内容を充実させて、ユーザーの心をつかむ必要があります。

例えば、ランディングページを読むだけで、ユーザーがイベントやセミナーの具体的なイメージが想像できると最適です。

また、ランディングページの内容が充実していれば、ユーザーは「イベントに参加するとすごく楽しくなりそう」と感じたり、「セミナーに参加すると求めていた知識が得られそう」と感じたりしやすくなります。

ランディングページでは、ターゲットとなるユーザーがイベントやセミナーに参加しようかどうか迷っている場合に、ユーザーの背中をいかに押すか、ということがポイントとなります。

WEB開催の方がキャンセル率を下げやすい

イベントやセミナーはWEB開催の方がキャンセル率を下がりやすくなります。

その理由は、イベントやセミナーのために会場まで出かける必要がなく、自宅にいながらWEBで参加できるからです。

例えば、イベントやセミナーが開催される日に雨が降ったり荒れた天候になったりしたら、出かけるのがおっくうに感じて参加者が少なくなってしまうことがあります。

その点、WEB開催なら移動の手間が省けるために、気軽な気持ちで参加できる点がメリットです。

なお、WEB開催で自宅から参加する場合は、会場に出かけてイベントやセミナーに参加する場合とは異なり、緊張感が足りなくなってイベントやセミナーがあることを忘れてしまう場合があります。

そのようなことを防ぐためにも、WEB開催の場合はリマインドメール、またはプッシュ通知を開催前に複数回行って、参加をうながすようにしましょう。

まとめ

イベントやセミナーをキャンセルされないためには、それらが充実した内容であることが基本となりますが、それ以外にも、リマインドメールやプッシュ通知なども活用して、申し込んだイベントやセミナーを参加者が忘れないように通知することも大切なことです。

イベントやセミナーの開催において、その内容を充実させることが「攻め」であるなら、リマインドメールなどの活用して参加者に通知することは「守り」といえるでしょう。

いうならば「攻め」と「守り」の両方に対して十分に取り組むことがイベントやセミナーを成功させるポイントといえます。

「イベントできる君」を利用して手軽にイベントを開催

WEBイベントやWEBセミナーの主催者としては、集客のための告知や決済、リマインドメールの送付などの作業をできる限り簡単に済ませたいと考えているのではないでしょうか。

これらの悩みをまとめて解決できるのが「イベントできる君」です。

「イベントできる君」は、LINEだけでオンラインイベントの開催を管理できます。管理画面にイベントを開催する日時や参加費、集客人数と配信日時を入力するだけで、イベントの告知が手軽に行えます。

また、決済もLINEを通じて行えるので、参加者はLINEを使って簡単に決済を行うことができ、主催者としては簡単に参加費を徴収できます。さらにLINEを使ってリマインドも行えることから、参加者のキャンセルも防ぎやすくなります。

アカウント開設は、申し込みから最短1週間で行えます。また、無料トライアルも利用できるので、お試しとして利用し、その良さを実際に体感してみてはいかがでしょうか。

（画像はPixabayより）