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オンラインイベントの集客方法と予約管理を行うための最適な手段とは

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オンラインイベントの集客方法と予約管理を行うための最適な手段とは

この記事は「イベント集客や、予約管理に困っている方」に向けたものです。

コロナウイルス感染拡大して以降、対面でのイベントやワークショップなどの開催が難しくなり、オンラインで開催される方も増えてきているのではないでしょうか。そんな中、「オンラインでどのようなイベントを開催すれば良いのか分からない」と同様に、「どのように集客すれば良いか、予約管理をすれば良いか分からない」という声も多く聞くようになりました。

そこで、この記事では、イベント集客を行う際に意識すべきポイントや、具体的な集客手段、予約管理の方法などについてまとめてみました。
イベントの集客や予約管理にお困りの方は、ぜひ参考にしていただければと思います!

イベントの集客を行うにあたり意識すべきポイントとは?

イベントの集客で、もっとも重要なポイントの一つが「情報の受け手」に対する理解です。

イベント企画を行う際、まずは「何を行うか」「誰に向けて行うか」を考える方が多いのではないでしょうか。何日もかけてアイデアを出しながら企画を練って、イベントを作り上げていく方が多いと思います。

しかしながら、いざイベント集客を行う際には、「イベントのターゲット」が誰であるかを意識せずに、手当たり次第に告知を行っている方が多い印象を受けます。

多くの方の目に止まらないと参加人数は増えないですから、人目につくようにとあらゆる手段を尽くして配信を行う気持ちは分かりますが、ご自身の体験に置き換えて考えてみると、みなさんのフォルダには、多くの企業から告知のメルマガが届き、自分の興味から外れたメルマガが多く送られてきた際には、そのメルマガをブロックすることも多いのではないでしょうか。

また、告知を行う際に、広告費用を払ってメディア等への掲載を行っていらっしゃる方も多いかと思います。その際も、とにかく人目につけば良いのではなく、興味のない方にとっては上のメルマガ同様、単なるノイズ情報にしかならないため、せっかく広告費用をかけても無駄になってしまう可能性もあります。

そのため、告知を行う前に、イベント企画の際の気持ちに立ち戻って、「誰」をターゲットにした、「何」のイベントなのかを明確にした上で集客を行ないましょう。

 

イベントの予約管理を行う際に意識すべきポイント

イベントの予約管理を行う際には、どのようなことを意識すべきでしょうか。

まずは、運用管理の手間を削減すること、そして参加者に次回以降も参加してもらえるようなイベント管理を行うことが重要です。

イベント当日、前日などはイベントの運営に集中するべきですが、イベント詳細の送信、リマインド、キャンセル対応、返金処理、参加者からの質問対応などで、参加者とのやりとりが発生するケースも多々あります。そのために、本番で、企画していた内容が100%出せない非常に悔しいケースが発生することもあります。

また、せっかく参加してくれた方は、そのイベントや、人・企業に興味を持ってくれている方ですので、次回以降、イベントを開催する際に、また参加してくれる可能性が高いです。

自社メディアではなく、外部メディアを使って集客を行うと、メディアのパワーを使って単体のイベントを考えると目標集客数を達成できて満足のいく結果になるかとしれませんが、イベント毎にメディアの費用が発生するため、長期的にみると収益性に課題が残ります。

 

専用メディアで集客しよう

無料から使えるメディアを3つご紹介します。

Peatix

「出会いと体験を広げる」をミッションとして、有志のイベントから大型フェスまで様々なシーンで活用できる、イベント・コミュニティ管理サービスを提供。2011年にサービスを開始し、現在では会員数460万人、常時6,500件を超えるイベントを掲載、月間イベント動員数は16万人以上。日本をはじめ、アメリカ、シンガポール、マレーシア、香港等27カ国で多くのユーザーに支持されています。

peatix

こくちーずプロ

イベント支援サービス「こくちーず(告知’s)」を一から見直し、もっと使いやすく、集客力を向上させるために「こくちーずプロ」が生まれました。誰でも使えるシンプルさ、とことんまでイベント集客の手助けができる拡張性、大規模なイベントの大量な申し込みも安心して受付ができる高機能を併せ持っているのが、こくちーずプロです。

こくちーずプロ

 

EventRegist

EventRegistは、誰でもカンタンに、イベントの告知・事前集金の決済・参加者管理など、一連のイベント運営・リード獲得に関する効率が飛躍的に向上する、イベント マーケティング プラットフォームです。

いずれも無料から利用することができ、イベント情報や、イベントのイメージ画像を登録後、簡単な審査を通過すれば、すぐに掲載開始することができます。管理画面も使いやすく、初めてのイベントを開催する際にオススメのサービスです。

ただし、無料からでも利用可能ですが、その場合はイベント情報は掲載できるものの多くの人目に触れるわけではないため、告知を強化する際には広告費用をかける必要がある点は注意しておくべきです。

そのため、さらにこれらの専用メディアに掲載したイベント情報をTwitterなどの外部メディアに掲載している方も多いかと思います。

 

SNSで集客しよう

この記事を読んでらっしゃる方の中にも、SNSを使っている方は多いでしょうか。主なSNSとしては、Twitter、facebook、Instagram、LINEなどがありますが、今回は、そのSNSの中でも最も利用者数が多い、メッセージングSNS「LINE」にフォーカスしてみたいと思います。

集客・告知といえば、Twitterというイメージを持たれる方も多いかと思いますが、Twitterは告知媒体としては利用可能ですが、「予約媒体」としての利用は難しいため、今回は「予約」まで一気通貫で完結できる「LINE」の活用についてまとめてみます。

LINEは、国内8400万人が利用する、国内利用者数No.1のSNSであり、No.2のTwitterの利用者数は、およそ4500万人程度で、2倍近い利用者数がいます。また、複数の情報が混在するタイムラインだけではなく、トーク画面を通じて、プッシュ通知が送ることができ、その通知の開封率も20~30%程度と、メルマガの数倍の反応を得ることができます。

まずは、LINEの友だちを増やす必要がありますが、無料から始めることもできる便利なSNSです。
友達を増やしたい、という方は下記の記事などをご参考ください。

LINE公式アカウントで友達登録を増やすには 〜基礎編〜

 

LINE公式アカウント(旧:LINE@)で予約管理ができる??

集客を行った後は、参加者の予約管理が必要になります。「LINE公式アカウントで予約管理?」と思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、LINE公式アカウントは「予約管理」ツールとしても利用することが可能です。

LINE公式アカウント単体だと、予約管理を行うことはできないのですが、外部システム(イベントできる君)と連携することで、LINEのトーク画面上で予約管理が完結します。


(LINE公式アカウントで予約管理を行う際のイメージ)

参加者にとっては、トーク画面のみで予約(決済)も完結するため、会員登録や、データ入力等の手間が削減でき、予約ハードルが下がり、告知後の参加率も上がる可能性が高いです。

イベントできる君」を使えば、LINE公式アカウントと連携するだけで、トーク画面上で、イベントの予約・決済ができ、予約者には自動的に予約完了通知や当日のリマインド、御礼メッセージなどが配信されるようになるため、イベント運営者側の工数が大幅に削減されます。

キャンセル対応なども全て自動化されているため、参加者とのやりとりに手を煩わされることもありません。

イベント集客には、リピート獲得が重要

繰り返しになりますが、イベント参加してくれた方は、主催社や企業のファンである可能性が高いです。ターゲットを絞らずにとにかくイベントの告知を行うよりも、ファンである彼らに告知を行う方が参加してくれる可能性は高いでしょう。

コロナウイルス感染拡大以降、自宅で過ごす時間も増えてきており、ネットの利用時間も増えてきました。ネットフリックス、Youtubeなどのオンラインコンテンツが充実している中、あなたのイベントを選んでもらうことがますます難しくなってきています。

そんな中では、過去に一度参加してくれた方と繋がることは非常に価値があります。LINEを通じて、ユーザーと繋がり、「イベントできる君」を利用することで、イベント予約管理の負担を減らしましょう。

「イベントできる君」を使えば、過去に参加したイベント履歴なども確認することができるため、参加履歴に応じて、次回イベントの告知や、メッセージ内容を分けて配信することも可能です。ユーザー毎に特別なメッセージを送り分けられることも特徴です。

 

さいごに

集客方法や、予約管理の方法について記載しましたが、イベントは、主催者の熱量や、当日のオペレーションが全てを決めると言っていいほど重要です。そのために、その他のことで負担や心配を増やすことがないように、便利なサービスがあれば、どんどん活用していきましょう。


「イベントできる君」とは

イベントできる君は、LINE公式アカウントと連携して、イベントの予約管理、参加費用の決済、リマインド配信、御礼メッセージ配信などが全て自動化できるサービスです。イベント予約管理の工数を大幅削減し、運営者の負担を軽減します。

 

こんなシーンなどでご利用可能です!

カンファレンス、音楽ライブなどの大規模イベントから、ワークショップやセミナーなどの小規模イベント、美容サロン、ヨガなどの個別レッスンの予約受付などを受けることも可能です。

また今後、オンラインサロンの会員管理などでも使えるようにアップデートする予定で、サロン、ファンクラブなどの会員管理をLINEで行いたい場合には非常に便利です。

 

イベントできる君を使ってみたい、という方は下記のURLよりお問い合わせ下さいませ。

サービスサイト:
https://event.comsbi.com/

お問い合わせはこちら:
https://event.comsbi.com/contact.php

 

 

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利用者8000万人を超えるコミュニケーションツールLINE。
イベントできる君」は、LINE公式アカウントと連携して、イベントやセミナー、レッスンの集客・予約管理・決済ができるサービスです。

人数が集まらなくて困っている、予約管理が負担になっている、LINEで決済できるようにしたい、という方にオススメです。お気軽にお問い合わせください。

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